Phát hành hóa đơn điện tử
Last updated
Last updated
Đường dẫn: Bán hàng/ Nhập liệu/ Hóa đơn bán ra/ Hóa đơn bán hàng (nếu bán hàng hóa) hoặc Bán hàng/ Nhập liệu/ Hóa đơn bán ra/ Hóa đơn bán dịch vụ (nếu bán dịch vụ). Xem chi tiết thao tác tạo hóa đơn bán hàng và hóa đơn bán dịch vụ.
Các lưu ý khi để hóa đơn phát hành được hóa đơn điện tử:
Tick chọn vào hóa đơn và phiếu xuất.
Tab hóa đơn điện tử phải để ở trạng thái: Chờ phát hành.
Bắt buộc chọn phương thức thanh toán: Tiền mặt, Tiền mặt/ Chuyển khoản, Đối trừ công nợ,...
Phần mềm hỗ trợ phát hành từng hóa đơn riêng lẻ hoặc phát hành hàng loạt nhiều hóa đơn.
Cách 1: Phát hành – Ký hóa đơn tại hóa đơn
Hóa đơn sau khi lưu có thể phát hành ngay bắng nút chức năng Phát hành HĐĐT.
Sau khi phát hành HĐĐT thành công, hệ thống sẽ cập nhật thông tin số hóa đơn, ngày hóa đơn, ký hiệu. Lưu ý các tình huống sau:
Trong quá trình đẩy dữ liệu lên phần mềm hóa đơn điện tử và chờ đẩy thông tin về, có thể xảy ra sai sót do mạng, lỗi kết nối,... mà không trả về được các thông tin về số hóa đơn, ngày hóa đơn, ký hiệu. Lúc đó người dùng nhấn vào nút chức năng "Cập nhật thay đổi HĐĐT" để lấy lại thông tin.
Hóa đơn phát hành lên phần mềm hóa đơn điện tử ở trạng thái Chờ ký, thì khi cần ký hóa đơn có thể thực hiện 1 trong 2 cách sau:
Nhấn vào nút chức năng "Ký HĐĐT" trên phần mềm kế toán.
Đăng nhập vào phần mềm HĐĐT và ký hóa đơn này, sau đó vào hóa đơn trên phần mềm kế toán để cập nhật thông tin đã ký.
Cách 2: Phát hành – Ký hóa đơn tại chức năng phát hành hóa đơn điện tử
Tính năng này cho phép phát hành 1 hoặc nhiều hóa đơn điện tử cùng lúc. Các bước thao tác:
Bước 1: Truy cập chức năng phát hành hóa đơn điện tử tại đường dẫn Bán hàng/ Nhập liệu/ Hóa đơn điện tử/ Xác thực hóa đơn điện tử, lựa chọn Xử lý "Xác thực hóa đơn mới" và các thông tin rồi nhấn Đồng ý.
Bước 2: Tick chọn 1/ nhiều hóa đơn cần phát hành và bấm Xác thực HĐĐT
Lưu ý: Phần mềm hỗ trợ tính năng xem trước nội dung hóa đơn điện tử trước khi phát hành (hóa đơn nháp) bằng cách chọn hóa đơn rồi nhấn nút In ấn. Khuyến nghị người dùng sử dụng tính năng này trước khi phát hành HĐĐT để hạn chế sai sót phải điều chỉnh/ hủy hóa đơn.
Bước 3: Ký các hóa đơn chờ ký. Nếu doanh nghiệp ký bằng HSM và cài đặt khi phát hành là ký luôn thì không thực hiện bước này.
