Quản lý tồn kho theo lô, hạn sử dụng

Mô tả chung

Theo dõi tồn kho theo lô là phương pháp quản lý tồn kho dựa trên hạn sử dụng của hàng hóa. Mỗi lô hàng khi sản xuất hoặc nhập mua về, dựa theo hạn sử dụng sẽ được định nghĩa là 1 mã lô. Việc quản lý tồn kho theo lô sẽ giúp doanh nghiệp:

• Kiểm soát được số tồn kho theo hạn sử dụng của mỗi sản phẩm.

• Nắm bắt được lô nào sắp hết hạn sử dụng để xuất đi sử dụng, bán hàng trước, hoặc đưa ra các chương trình marketing giải tồn.

Các bước thực hiện

Khai báo sử dụng lô

Khai báo vật tư, sản phẩm, hàng hóa có theo dõi lô

Hệ thống cho phép khai báo quản lý lô theo từng mặt hàng, ví dụ công ty chỉ có nhu cầu quản lý các loại NVL, thành phẩm theo lô, không cần quản lý công cụ dụng cụ nhập kho.

Khai báo mặt hàng theo dõi tồn theo lô tại Danh mục/ Vật tư, sản phẩm và kho/ Vật tư, sản phẩm, check theo dõi lô. Lưu ý khi đã check vào nút này thì các thao tác nhập, xuất liên quan đến mặt hàng phải chỉ rõ được mã lô.

Tick theo dõi lô cho các mặt hàng theo dõi tồn theo lô

Khai báo danh mục lô

Đây là bước khai báo ban đầu khi sử dụng chương trình, khai báo các mã lô của từng mã hàng đang còn tồn. Trong quá trình sử dụng chương trình có thể tạo mã lô tại đây hoặc tạo ngay trên phiếu nhập.

Đường dẫn: Danh mục/ Vật tư sản phẩm và kho/ Lô hàng

Các thông tin khai báo danh mục lô

Nếu danh mục lô có nhiều, người dùng sử dụng tính năng import từ excel để đưa lên phần mềm.

Hiển thị mã lô trên các màn hình nhập liệu

Chương trình mặc định ẩn cột mã lô trên các màn hình chứng từ, do đó khi có nhu cầu sử dụng thì người dùng thiết lập tại Hệ thống/ Khai báo tham số, nhóm Tồn kho.

Khai báo hiện cột lô trên các chứng từ

Kiểm tra xuất âm kho theo lô

Khi quản lý tồn kho theo lô, người dùng có thể thiết lập kiểm tra khi xuất kho không được xuất âm theo từng lô. Nếu không khai báo, hệ thống mặc định kiểm tra theo vật tư. Khai báo tại: Hệ thống/ Khai báo tham số, nhóm Tồn kho

Thiết lập kiểm tra âm kho theo lô

Vào tồn kho đầu kỳ theo vật tư, lô

Cập nhật số tồn kho của từng lô khi bắt đầu sử dụng chương trình.

Đường dẫn: Kế toán/ Tổng hợp/ Nhập liệu/ Đầu kỳ/ Vào tồn kho đầu kỳ

Cập nhật tồn kho đầu kỳ theo lô

Cập nhật phát sinh nhập, xuất theo lô

Khi vật tư theo dõi lô, lúc phát sinh nhập xuất sẽ bắt buộc chọn mã lô, nếu không có sẽ không cho lưu.

Các phiếu nhập

Khi nhập kho thì sẽ có 2 luồng phát sinh liên quan đến lô:

• Lô mới hoàn toàn: Nhập trong các trường hợp nhập mua hàng, nhập kho thành phẩm. Lúc này người dùng có thể tạo lô ngay trên phiếu nhập. Khi nhập phiếu, nhập mã lô cần tạo và nhấn lưu, hệ thống sẽ hiện giao diện cho người dùng khai báo thông tin lô.

Tạo mã lô ngay trên phiếu nhập

• Nhập lại lô cũ: Nhập trong các trường hợp hàng bán trả lại xác định rõ lô hàng, nhập trả NVL thừa sản xuất. Lúc này người dùng chọn mã lô từ danh mục lô.

Các phiếu xuất

Các phiếu xuất khi thực hiện phải chỉ rõ lô xuất đi, chọn từ danh mục lô.

Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn theo lô

Báo cáo theo dõi tình hình nhập xuất tồn chi tiết theo từng lô, từ đó truy ngược các phát sinh.

Bước 1: Vào báo cáo theo đường dẫn: Kho/ Báo cáo/ Tổng hợp nhập xuất tồn/ Tổng hợp nhập xuất tồn theo đối tượng.

Bước 2: Chọn đối tượng tồn kho là Kho, Vật tư và Lô, sau đó nhấn Đồng ý.

Bước 3: Kiểm tra báo cáo và truy vấn phát sinh nếu cần.

Click vào mã lô để truy vấn phát sinh

Thiết lập cảnh báo lô sắp hết hạn sử dụng

Hệ thống hỗ trợ tiện ích nhắc nhở người dùng khi vật tư, sản phẩm sắp hết hạn sử dụng bằng thông báo đầu ngày. Các bước thiết lập và cảnh báo như sau:

Bước 1: Vào đường dẫn Hệ thống/ Tiện tích kiểm tra số liệu/ Các loại cảnh báo

Bước 2: Chọn loại cảnh báo lô sắp hết hạn sử dụng, nhấn Sửa để thiết lập số ngày cảnh báo. Hệ thống đang mặc định cảnh báo trước 30 ngày so với ngày hết hạn của lô.

Bước 3: Vào đường dẫn Hệ thống/ Tiện tích kiểm tra số liệu/ Thiết lập cảnh báo sau đó tick chọn Sử dụng và nhấn Lưu. Thiết lập này cho phép từng người dùng khai báo, ai có nhu cầu mới thiết lập và báo cho người dùng đó.

Bước 4: Đầu ngày khi đăng nhập vào chương trình, sẽ hiện cảnh báo các lô sắp hết hạn sử dụng.

Để xem chi tiết lô hết hạn, click vào thông báo hình chuông và bấm xem chi tiết