Quy trình theo dõi đề nghị thanh toán

Tài liệu mô tả quy trình theo dõi đề nghị thanh toán, duyệt đề nghị thanh toán theo các cấp duyệt, giúp kiểm soát tốt và kế hoạch chi rõ ràng.

Hướng dẫn thao tác

Bước 1: Lập đề nghị thanh toán

Đường dẫn: Tiền mặt/ Nhập liệu/ Đề nghị thanh toán/ Cập nhật đề nghị thanh toán.

Có hai loại đề nghị chi:

• Đề nghị chi theo nhà cung cấp: dùng trong trường hợp thanh toán tạm ứng cho hợp đồng mua hàng, hoặc tạm ứng trước cho nhà cung cấp, nhân viên.

• Đề nghị chi theo hóa đơn: dùng trong trường hợp đã phát sinh hoá đơn mua hàng và cần làm đề nghị thanh toán cho chi tiết hoá đơn.

Bước 2: Duyệt đề nghị thanh toán

Trường hợp đơn vị có theo dõi quy trình duyệt đề nghị thanh toán, cần khai báo người duyệt và phân quyền duyệt. Tham khảo các bước tại đây.

Bước 3: Thanh toán theo đề nghị thanh toán được duyệt

Sau khi đề nghị chi được duyệt, kế toán thanh toán tiến hành lập chứng từ chi theo đề nghị

Đường dẫn: Tiền mặt/ Nhập liệu/ Hạch toán/ Phiếu chi

Lấy dữ liệu từ Cập nhật đề nghị thanh toán

Trên màn hình lấy dữ liệu, cần nhập ngày lọc, mã đối tượng và chọn số phiếu đề nghị chi

Sau khi lấy dữ liệu, kiểm tra thông tin nhập liệu trên phiếu chi và nhấn Lưu

Lưu ý: Loại phiếu chi sẽ tương ứng với loại của đề nghị chi (theo hoá đơn/ theo nhà cung cấp), khi lấy dữ liệu, hệ thống chỉ hiển thị các đề nghị có cùng loại với phiếu chi.

Báo cáo tình trạng thanh toán

Đường dẫn: Tiền mặt/ Báo cáo/ Đề nghị thanh toán/ Báo cáo tình trạng đề nghị thanh toán

Tại báo cáo đề nghị thanh toán này, người dùng có thể theo dõi tiến độ chi tiền của nghị, bao gồm số tiền mà kế toán đã chi, còn lại bao nhiêu cần chi tiếp, từ đó có thể kiểm soát chi tiền theo đề nghị thanh toán. Cột trạng thái cũng sẽ cung cấp thông tin cho người dùng thông tin, đã duyệt, đang thực hiện chi, và đã hoàn thành chi tiền.