Xác thực hóa đơn thay thế

Hóa đơn thay thế được thực hiện trong trường hợp thay thế hoàn toàn hóa đơn đã phát hành bằng 1 hóa đơn mới. Nghiệp vụ thay thế sử dụng trong trường hợp hóa đơn gốc đã ký số và người bán lẫn người mua chưa kê khai thuế.

Các bước thực hiện như sau:

Hủy hóa đơn bị thay thế

Vào phần mềm chọn hóa xuất sai cần xuất thay thế, chọn trạng thái Hủy. Thao tác này sẽ hủy post sổ kho, sổ cái của hóa đơn.

Lập hóa đơn mới thay thế

Vào màn hình hóa đơn tại đường dẫn: Bán hàng/ Nhập liệu/ Hóa đơn bán ra/ Hóa đơn bán hàng (nếu bán hàng hóa) hoặc Bán hàng/ Nhập liệu/ Hóa đơn bán ra/ Hóa đơn bán dịch vụ (nếu bán dịch vụ) để lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn gốc.

Thay thế hóa đơn đã xác thực

Bước 1: Truy cập chức năng phát hành hóa đơn điện tử tại đường dẫn Bán hàng/ Nhập liệu/ Hóa đơn điện tử/ Xác thực hóa đơn điện tử, lựa chọn Xử lý "Thay thế hóa đơn đã xác thực" và các thông tin rồi nhấn Đồng ý.

Bước 2: Chọn hóa đơn và nhấn Thay thế HĐĐT, chương trình sẽ mở lên màn hình để chọn thay thế cho hóa đơn nào (chọn ở trường Số hóa đơn (đã hủy) để chọn hóa đơn)

Bước 3: Ký hóa đơn thay thế. Nếu doanh nghiệp ký bằng HSM và cài đặt khi phát hành là ký luôn thì không thực hiện bước này.

Sau khi thay thế, Trạng thái HĐĐT của hóa đơn gốc trên phần mềm cũng sẽ chuyển sang trạng thái Thay thế. Để xem lịch sử thay thế của hóa đơn thì tại hóa đơn gốc vào tab HĐĐT click vào nút Chứng từ thay thế/điều chỉnh.

Hóa đơn gốc trên trang tra cứu HĐĐT của đối tác sẽ chuyển sang trạng thái Bị thay thế. Trên hóa đơn thay thế sẽ tự động thể hiện rõ thay thế cho hóa đơn nào.